【基礎】Googleの最強AI「Gemini」×「Gemini Notebook」連携活用術 ― 会社でAIを使いこなすための実践解説

概要

Gemini(3.8 Flash)を「質問して答えを読んで終わり」にせず、資料を渡して仕事を返してもらう使い方を、飲料メーカーの販促担当という設定の4段階で解説する動画。写真・PDF・Gmail・Googleドライブ・Gemini Notebook・動画読み込みを組み合わせ、報告書作成や取引先への返信、手順書作成を大幅に時短できることを示している。

主なポイント

• Geminiの強みは2つ。①文章・PDF・写真・動画・音声など読み込める情報の種類が多いこと(動画は課金プランで最大1時間分)、②Gmail・ドライブ・カレンダーなどGoogleアプリと直接つながること。
• 9月初旬に登場したGemini 3.8 Flashは、長時間かかる仕事を途中で止まらずやり切る方向に強化され、長い資料の報告書化、専門的な質問、コード作成で前モデルより性能が向上。利用は課金プランから。
• 料金は無料に加え、月725円のプラス、月2,900円のプロ、月14,500円/32,000円のウルトラ。まず無料枠を使い倒してから課金を判断するのがよいとの提案。
• 【段階1:読ませる】手書きメモの写真4枚と売上PDFを一緒にアップロードすると、取引先ごとにメモと数字を突き合わせた報告書(ドキュメント)が約5分で完成。従来約1時間の作業。
• 【段階2:つなぐ】設定でGoogle Workspace連携をオンにし、入力欄で@Gmail・@Googleドライブを指定すると、メールを読み商品仕様書を参照して返信下書きを作成。Gmailの下書きにそのまま入れられる。ただし社内ルールは渡していないので「詳細は別途連絡」という中身のない返事になる。
• 【段階3:覚えさせる】Gemini Notebook(旧NotebookLM、7月に改名しGeminiの一部に)に社内ルール資料を4つ登録。資料内からのみ出典付きで答え、ハルシネーションが起きにくい。ノートブックをGeminiチャットに添付すると、枚数や締め切りが入った「自社の答え」で返信が作り直せる。
• ノートブックは元のスプレッドシートを直せば内容も更新され、他人への共有やスマホアプリからの利用も可能。営業担当が外出先でも直接質問できる。
• 【段階4:動画も読ませる】スマホで撮った約2分の作り方動画から、秒数の目印・注意点付きの手順書が約10分で完成(従来は半日)。動画は1本2GBまで。9月から動画の見方が新方式になり、Gemini自身が見る箇所・速度・映像か音声かを選んで必要な場面だけ細かく見る(視聴量最大約9割減で正解率向上、まず開発者向け、アプリへ順次展開)。
• 組織導入のポイントは、AIを使ってよいと言うだけでなく、会社の決め事を誰がノートブックに入れるかを決めること。1人・1つの仕事から資料を入れて始めるのが現実的。

実践に使えること

• 紙のメモ、日報、アンケート、レシートなどを写真で撮り、PDFと一緒にGeminiに渡して報告書化する。
• Geminiの設定でGoogle Workspace連携をオンにし、@Gmail・@Googleドライブを使って問い合わせメールへの返信下書きを作る。
• 「聞かれるたびに探している資料」(商品仕様、料金表、よくある質問、社内ルール)を1つのGemini Notebookにまとめ、チャットに添付して返信させる。
• 口頭で教えている業務や会議・打ち合わせの動画/録音を読ませ、手順書や決定事項・宿題リストに変える。数値などは必ず元動画と見比べて確認する。
• 追加の指示(「A4 1枚に収まる5手順まで」など)でその場で短縮・調整する。